LOS PASOS A SEGUIR PARA DESARROLLAR UN PROCESO

LOS PROCESOS: PASOS EN SU DESARROLLO.

Toda empresa realiza un conjunto de actividades destinadas al cumplimiento de su MISION, es decir la obtención de un producto, por lo tanto no existe producto sin un proceso ni existe proceso sin un producto.

Definición de Proceso:

 Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

 Pasos a realizar en los procesos.

1. Qué actividades hay que realizar y en qué secuencia para suministrar o prestar los productos y servicios acordados (misión).

2. Quién debe realizar cada una de las actividades.

3. Cómo hay que realizar cada actividad.

4. Cómo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

5.-Delimitar el inicio y final de un proceso.

6.-Identificar los Input y output del proceso.

7.-Elaborar el diagrama de flujo del proceso.

8.-Establecer los tiempos de procesamiento

9.-Reunir información del costo y calidad del proceso.

10.-Establecer puntos de medida y ciclos de retroalimentación.

11.-Desarrollar y poner en practica planes de mejoramiento de los procesos.

12.-Asegurar la adaptabilidad y operatividad del proceso.

LA FINALIDAD DE LOS PROCESOS

 .-S

uministrar o prestar los bienes y servicios que nos han encomendado de manera eficaz y eficiente y con la “calidad” comprometida.

.-Corregir errores en aéreas o departamentos de la empresa.

.-Eliminar tiempos muertos.

.-Facilitar el flujo productivo.

¿CÓMO IDENTIFICAR LOS PROCESOS?

Algunos de los parámetros serían los siguientes:

- Influencia en la satisfacción del “cliente”.

- Los efectos en la calidad del servicio.

- Influencia en los factores clave del éxito.

- Influencia en la misión y estrategia.

- Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

- Los riesgos económicos y de insatisfacción.

- Utilización intensiva de recursos.

Una vez identificados debemos representar gráficamente los procesos y la secuencia  e interacción entre los mismos, en el mapa de procesos

EL  MAPA DE PROCESOS DEBE INCLUIR:

1- Procesos de planificación como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección.

2- Procesos de gestión de recursos como aquellos procesos que permiten determinar, proporcionar y mantener los recursos necesarios (recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo).

3- Procesos de realización del producto/servicio como aquellos procesos que permiten llevar a cabo la producción y/o la prestación del servicio.

4- Procesos de medición, análisis y mejora como aquellos procesos que permiten hacer el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y establecer acciones de mejora

CLASES DE PROCESOS

Los procesos son de tres tipos

1. Procesos estratégicos como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección y, principalmente, al largo plazo. Se refieren fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a factores clave o estratégicos.

2. Procesos operativos como aquellos procesos ligados directamente con la realización del producto y/o la prestación del servicio. Son los procesos de “línea”.o llamados también procesos productivos

3. Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte a los procesos operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.

La ficha de procesos se puede considerar como un soporte de información que recoge todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, así como para la gestión del proceso.

Información a incluir en la Ficha de Procesos

Misión u objeto: Es el propósito del proceso. Hay que preguntarse ¿cuál es la razón de ser del proceso? ¿para qué existe el proceso?. La misión u objeto debe inspirar los indicadores y la tipología de resultados que interesa conocer.

Propietario del proceso: Es la función a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y, en concreto, de que éste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es necesario que tenga capacidad de actuación y debe liderar el proceso para implicar y movilizar a los actores que intervienen.

Límites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las entradas y las salidas, así como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben las salidas). Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de procesos. La exhaustividad en la definición de las entradas y salidas dependerá de la importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento.

Alcance del proceso: Aunque debería estar definido por el propio diagrama de proceso, el alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la última actividad (fin) del proceso, para tener noción de la extensión de las actividades en la propia ficha.

Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medición y seguimiento de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u objeto. Estos indicadores van a permitir conocer la evolución y las tendencias del proceso, así como planificar los valores deseados para los mismos.

Variables de control: Se refieren a aquellos parámetros sobre los que se tiene capacidad de actuación dentro del ámbito del proceso (es decir, que el propietario o los actores del proceso pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o comportamiento del proceso, y por tanto de los indicadores establecidos. Permiten conocer a priori dónde se puede “tocar” en el proceso para controlarlo.

Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito del proceso con fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o inspecciones en el propio proceso.

Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos documentos o registros vinculados al proceso. En concreto, los registros permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los requisitos.

Recursos: Se pueden también reflejar en la ficha (aunque la organización puede optar en describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para ejecutar el proceso.