REUNIONES EFICIENTES Y PRODUCTIVAS. REINGENIERIA EN LOS PROCESOS DE COMPORTAMIENTO HUMANO

COMO CONVERTIR LAS REUNIONES TEDIOSAS Y ABURRIDAS EN EFICIENTES Y PRODUCTIVAS. REINGENIERIA EN LOS PROCESOS DE COMPORTAMIENTO HUMANO

En el siglo de la innovación constante en los procesos productivos y de servicios me atrevo a proponer una innovación en el desarrollo de las clásicas REUNIONES que actualmente se llevan a cabo en todas las organizaciones. Sé que la propuesta es atrevida, pero apelo a la reingeniería de los procesos para un cambio radical.

Los líderes de hoy en día se esfuerzan por incrementar la eficiencia en su organización en todas las áreas. Sin embargo, el manejo de reuniones es la excepción más común. La mayoría de multinacionales sufren de “reunionitis” y acostumbran a sus empleados a vivir en reuniones que muchas veces son innecesarias, o lentas, que se ejecutan con falta de foco, con más gente de la necesaria y/o  sin toma de decisiones. La parte preocupante es que esto termina siendo un factor determinante en la cultura de la empresa generando una contradicción vs el concepto de eficiencia que típicamente se desea establecer.

Estudios de comportamiento demuestran que los gerentes suelen pasar hasta el 50% de su tiempo en juntas; y, también, que la frustración y el stress ante el exceso de reuniones, están entre los motivos principales por los cuales los trabajadores buscan otras oportunidades de trabajo. Se está perdiendo mucho dinero sobretodo por costo de oportunidad e impacto negativo en la moral del personal –interrupciones en la productividad y baja en la productividad, respectivamente.

Puede que sorprenda ver la información escrita en papel, pero bien sabemos que se trata del ‘elefante blanco en la habitación’. Muy pocos ejecutivos toman la decisión proactiva de llamar a un cambio radical en lo que ya se convirtió en hábito colectivo dentro de la organización. Sin embargo, no tomar acción alguna, resultará más costoso aun.

A continuación comparto un par de alternativas consideradas altamente efectivas, pero que aun no son muy comunes en el Perú. Al final del artículo, complementariamente, se listan las tácticas más conocidas para lograr reuniones exitosas

Standing Meetings

Estas reuniones-de-pie, dentro de lo posible, deberían ser implementadas o incrementarse en número. Al no sentarse, se está menos cómodo y por ende se eleva el nivel de atención prestada a lo que se esté tratando en la reunión; a la vez, el factor tiempo de duración, suele tenerse más presente por un mayor número de participantes. De este modo se optimizan el enfoque y el uso eficiente del tiempo. Esta práctica es muy común en empresas de tecnología como Google, Facebook, MySpace entre otras. Su uso se expande rápidamente y de hecho ya se están diseñando salas y muebles para este tipo de reuniones.

Al parecer, esta práctica se generó durante la 1ra guerra mundial, donde, por razones obvias, se debía tomar decisiones de manera rápida. Algunos managers ya han decidido explotar el principio de la incomodidad como detonador de la eficiencia y organizan reuniones de pie, antes de la hora de almuerzo y en algunos casos en espacios donde no cuentan con aire acondicionado o calefacción. 

Designar a un Decision Owner (encargado de la toma de decisiones)

En muchos casos por falta de un consenso asertivo, las reuniones o toman mucho más tiempo del debido o ni si quiera llegan a concretarse en soluciones, dando pie a una segunda reunión.  Eligiendo a un ‘encargado de la toma de decisiones’ se evita el efecto ‘by-stander’, donde a mayor número de participantes, menor la capacidad de respuesta.  El efecto ‘by-stander’ se basa en estudios realizados en los años 60s en USA, por los investigadores Latane y Darley, donde se demostró que en casos de ambigüedad en toma de la responsabilidad, el tiempo y nivel de respuesta es inversamente proporcional a la cantidad de personas presenciando el acontecimiento. En sus experimentos, con solo 1 persona presente, la tendencia a tomar acción fue de un 75%, pero con 2 o más personas presentes, la tendencia a tomar acción bajó a un 38% (algunos casos usados: advertir de la aparición de humo en el salón mientras se daba una prueba o salir en auxilio de alguien en problemas).

Pautas Típicas

Para liderar reuniones productivas se puede tomar en consideración las siguientes pautas que son ampliamente conocidas; por ejemplo: evitar actuar en ‘autopiloto’ y determinar si se puede obtener una solución sin necesidad de convocar a una reunión,  invitar al mínimo número de participantes posible, llegar a la reunión con los temas estudiados y listos para discutir soluciones solamente, respetar el tiempo de duración, maximizar el enfoque prescindiendo de celulares y laptops, coincidir en pasos a seguir y tiempos, y finalmente, distribuir el mismo día un email con la minuta de la reunión.